Privacyverklaring FutureproofedCities

Wij begrijpen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal is van Futureproofed bvba (hierna genoemd “Futureproofed”, “wij” of “ons”). Uw privacy is dan ook van essentieel belang voor ons. Deze privacy verklaring (hierna genoemd “Privacy Verklaring”) is onder meer van toepassing op (i) onze websites http://cities.futureproofed.com,  http://cities.futureproofed.be en http://cities.futureproofed.fr (hierna genoemd de “Website”), (ii) het online klimaatplan-platform FutureproofedCities van Futureproofed (hierna genoemd het “Platform”) en (iii) alle (commerciële) relaties tussen Futureproofed en haar klanten, prospecten en business partners.  

Futureproofed wil benadrukken dat zij te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met de EU Verordening van 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG. Deze Privacy Verklaring bevat onder meer informatie over de persoonsgegevens die Futureproofed verzamelt, alsook over de wijze waarop Futureproofed deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt.

Het bezoeken van de Website, het aanmaken van een account, alsook het aanmaken van een demo-account met het oog op het gebruik van de demo van Futureproofed impliceert uw uitdrukkelijke goedkeuring (door middel van mededeling van uw persoonsgegevens of opt-in) van de Privacy Verklaring en aldus van de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken.

Gelieve deze Privacy Verklaring te lezen in samenhang met de cookie policy van Futureproofed. 

1. Soorten persoonsgegevens

Futureproofed kan volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

  • Naam
  • Voornaam
  • Stadsnaam
  • Werkadres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer (vast/gsm)
  • Gebruikersnaam
  • Wachtwoord
  • Informatie betreffende het gebruik dat u maakt van de Website en/of van het platform van FutureproofedCities (hierna genoemd het “Platform”): zoals maar niet beperkt tot IP-adres, browsertype, de webpagina die u bezocht wanneer u toegang verkreeg tot de Website.
  • De inloggegevens van uw mobiel apparaat
  • Communicatievoorkeur
  • Correspondentiegegevens met en uitgaande van Futureproofed

Futureproofed verzamelt tevens automatisch anonieme informatie betreffende het gebruik dat u maakt van de Website en de diensten van Futureproofed via het Platform. Zo zal Futureproofed, bijvoorbeeld, automatisch loggen welke onderdelen u bezoekt van de Website en/of het Platform, van welke webbrowser u gebruik maakt, welke website u bezocht wanneer u toegang kreeg tot de Website, alsook wat uw IP-adres is. Wij kunnen u niet identificeren op grond van deze gegevens, maar het laat Futureproofed toe om statistieken op te maken betreffende het gebruik van de Website en/of het Platform, alsook om meer gerichte communicatie te verzenden. 

2. Wijze van verzameling persoonsgegevens

Deze persoonsgegevens worden verzameld bij resp. in kader van:

  • Het aanmaken van een (demo-)account  
  • Een samenwerking met Futureproofed 
  • Bezoek van de Website
  • Het gebruik dat u maakt van de diensten van Futureproofed middels het Platform, al dan niet via een mobiel apparaat
  • Het inschrijven voor de nieuwsbrief (al dan niet via de Website)
  • De verificatie van uw identiteit (bv. wanneer u beroep doet op de klantenservice van Futureproofed of het herstellen van uw wachtwoord)
  • Correspondentie met en uitgaande van Futureproofed
  • Het meedelen aan Futureproofed van ideeën betreffende de verbetering van de diensten en/of het Platform
  • Het opvragen van een offerte
  • Het uitwisselen van business cards

De door Futureproofed verzamelde persoonsgegevens worden aldus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt. 

3. Wie verwerkt jouw persoonsgegevens? 

3.1. Verwerkingsverantwoordelijke

 Futureproofed is verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt alleen of in samenwerking met anderen welke persoonsgegevens worden verzameld, alsook het doel en de middelen voor de verwerking van deze persoonsgegevens.

3.2. Verwerker

Futureproofed is vrij om beroep te doen op gegevensverwerkers. Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon die persoonlijke gegevens verwerkt op vraag van of in naam van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker is verplicht de veiligheid en vertrouwelijkheid van de data te verzekeren. De verwerker handelt steeds volgens de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke.

Futureproofed doet onder meer beroep op de volgende categoriën van ‘Verwerkers’:

  • Verwerkers ingeschakeld voor administratieve doeleinden;
  • Verwerkers ingeschakeld voor marketingdoeleinden;
  • Verwerkers ingeschakeld voor ICT-dienstverlening en hosting;
  • Verwerkers ingeschakeld voor customer support doeleinden.

4. Rechtsgronden verwerking

In overeenstemming met de Privacywet en de Verordening, verwerken wij persoonlijke gegevens op basis van volgende juridische gronden: 

  • Op basis van de verkregen toestemming door de akkoordverklaring met deze Privacyverklaring;
  • Op basis van de uitvoering van de overeenkomst zoals overeengekomen met de gebruiker, of de uitoefening van precontractuele stappen genomen op zijn aanvraag; of
  • Op basis van het voldoen aan wettelijke of regulerende bepalingen, met betrekking tot het beheer van de contractuele relatie, in het bijzonder de facturatie;
  • Op basis van ons legitiem belang voor het versturen van informatie en nieuwsbrieven naar onze klanten;
  • Op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming voor het versturen van promotionele aanbiedingen (direct marketing). 

5. Doeleinden verwerking

Futureproofed kan gebruik maken van uw persoonsgegevens voor:  

  • De aanmaak van een (demo-)account en de bevestiging daarvan
  • De uitvoering van een overeenkomst met Futureproofed
  • Het leveren van de diensten van Futureproofed middels het Platform
  • Het leveren van support
  • Het verzenden van gerichte marketing en reclame, updates en promotionele aanbiedingen op grond van uw communicatievoorkeur
  • Het verzenden van facturen en de invordering van betalingen
  • Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website en/of het Platform
  • Statistische doeleinden  
  • De opmaak van een offerte
  • Het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken, -enquêtes en andere marktonderzoeken 

6. Openbaarmaking persoonsgegevens aan derden

Futureproofed zal uw persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden, tenzij wanneer het noodzakelijk is in kader van het verlenen van de diensten van Futureproofed en de optimalisering daarvan (zoals maar niet beperkt tot onderhoudswerken, verwerking van betalingen, database management). Indien het noodzakelijk is dat Futureproofed in dit kader uw persoonsgegevens openbaar maakt aan derden, is de betreffende derde partij verplicht om uw persoonsgegevens te gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy Verklaring.  

Onverminderd het voorgaande, is het evenwel mogelijk dat Futureproofed uw persoonsgegevens openbaar maakt:

  • Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer Futureproofed hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van onze rechten;
  • Wanneer Futureproofed of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens – dewelke Futureproofed heeft verzameld – een van de overgedragen activa zal zijn;
  • Met het oog op het detecteren van gelijkaardige profielen zoals het uwe, behoudens wanneer u zich hiertegen uitdrukkelijk hebt verzet.

In alle overige gevallen zal Futureproofed uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of doorgeven aan derde partijen, tenzij wanneer zij (i) hiervoor uw toestemming heeft bekomen en (ii) met de betreffende derde partij een dataverwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, dewelke de nodige garanties bevat betreffende confidentialiteit en privacy conformiteit van uw persoonsgegevens. 

7. Opslag persoonsgegevens  

Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) door de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart Futureproofed uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die noodzakelijk is voor het behalen en het vervullen van de doelen, zoals beschreven in de Privacy Verklaring onder artikel 5 ‘doeleinden verwerking’. 

8. Uw privacy rechten

Wanneer u beroep wenst te doen op uw privacy rechten, zoals hieronder bepaald, gelieve dan contact op te nemen met info@futureproofed.com of het formulier voor de uitoefening van uw privacy rechten in te vullen en aan Futureproofed te bezorgen via email of ter post:

  • Recht op toegang tot de persoonsgegevens die Futureproofed mogelijks over u beschikt;
  • Recht op rectificatie, vervollediging of update van uw persoonsgegevens;  
  • Recht op het wissen van uw persoonsgegevens (‘right to be forgotten’);
  • Recht op een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;  
  • Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
  • Recht van bezwaar/verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Recht op het intrekken van uw toestemming.

U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen via bovenvermeld formulier. Bovendien kunt u steeds via uw account uw persoonsgegevens – dewelke u diende mee te delen bij de aanmaak van uw (demo-)account – updaten, wijzigen en/of verifiëren.  

Indien u geen nieuwsbrieven of informatie over onze diensten meer wilt ontvangen, kunt u zich op elk moment uitschrijven door te klikken op de knop “uitschrijven”, zoals onderaan voorzien in elke e-mail van Futureproofed. 

9. Beveiliging persoonsgegevens  

Wij willen u graag de veiligheid, vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens garanderen. Futureproofed verbindt er zich dan ooktoe om redelijke, fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen te nemen met het oog op het voorkomen van (i) ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

Futureproofed zal alle persoonsgegevens, dewelke zij heeft verzameld, bewaren in de cloud (met datacenter(s) binnen de EU).

Niettegenstaande het veiligheidsbeleid van Futureproofed, de controles die zij uitvoert en de handelingen die zij stelt in dit kader, kan een onfeilbaar niveau van veiligheid niet worden gegarandeerd. Geen enkele methode van overdracht of doorgifte via het internet noch enige methode van elektronische opslag is 100% veilig, zodoende kan Futureproofed in dit kader geen absolute veiligheid garanderen. 

Tot slot, zal de veiligheid van uw (demo-)account ook mede afhangen van de geheimhouding van uw wachtwoord om toegang te krijgen tot het Platform. Futureproofed zal nooit vragen om uw wachtwoord zodoende u ertoe gehouden bent dit niet zelf mee te delen. Wanneer u uw wachtwoord toch aan een derde hebt meegedeeld – bijvoorbeeld omdat deze derde heeft aangegeven uw aanvullende diensten te bieden – zal deze derde via uw wachtwoord toegang verkrijgen tot uw (demo-)account en uw persoonsgegevens. In dat geval bent u zelf aansprakelijk voor de handelingen die gesteld worden door het gebruik dat gemaakt wordt van uw (demo-)account. Futureproofed raadt u dan ook ten stelligste aan wanneer u vaststelt dat iemand toegang heeft genomen tot uw (demo)account uw wachtwoord onmiddellijk te wijzigen en contact met ons op te nemen. 

10. Grensoverschrijdend verwerking persoonsgegevens

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet onder een adequaatheidsbesluit valt, uitgevaardigd door de Europese Commissie, zal worden beheerst door bepalingen van een data transfer agreement, dewelke (i) de standaard contractuele clausules, zoals bepaald in de ‘Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Decision 2010/87/EC)’, of (ii) enig ander mechanisme op grond van de privacy wetgeving of enige andere regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens zal bevatten. 

11. Update Privacy Verklaring

Futureproofed is gerechtigd om deze Privacy Verklaring te updaten door een nieuwe versie te plaatsen op de Website. Het is dit kader ten zeerste aangewezen om regelmatig de Website en de betreffende pagina waarop de Privacy Verklaring wordt weergegeven, te raadplegen om zeker te zijn dat u kennis hebt van enige wijzigingen. 

12. Andere website

De Website kan mogelijks hyperlinks bevatten naar andere websites. In geen geval is Futureproofed verantwoordelijk voor het privacy beleid of de privacy praktijken van enige derde partij.  

13. Mogelijkheid tot het indienen van een klacht

Wanneer u klachten heeft betreffende de manier waarop Futureproofed uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kan u een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (voor België: Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be). 

14. Contacteer Futureproofed

Indien u vragen heeft over de Privacy Verklaring of over de wijze waarop Futureproofed uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, gelieve ons te contacteren:

  • Via e-mail: info@futureproofed.com of  
  • Via de post: Futureproofed bvba, Martelarenlaan, 38 bus 5, 3010 Kessel-Lo (Leuven), België.